Tämä on henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Tämä tietosuojaseloste sisältää kuvauksen kaikista Vilja-alan yhteistyöryhmän ylläpitämistä henkilörekistereistä. Tietosuojaseloste on laadittu 23.5.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Vilja-alan yhteistyöryhmä VYR ry
Pasilankatu 2, PL 115, 00241 Helsinki
Y-tunnus: 2623948-2
www.vyr.fi
tiedotus
2. Rekisterien nimet
Vilja-alan yhteistyöryhmä VYR ry pitää yllä seuraavia henkilörekisterejä:
– jäsenrekisteri, joka sisältää VYR ry:n jäsenorganisaatioiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, organisaatio, sähköposti, mahd. puhelinnumero)
– sidosryhmärekisteri, joka sisältää VYR ry:n yhteistyöorganisaatioiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, organisaatio, sähköposti, mahd. puhelinnumero, mahd. asema)
– Viljaviesti-uutiskirjeen tilaajarekisteri, joka sisältää Viljaviesti-markkinakatsauksen tilanneiden henkilöiden yhteystiedot (sähköposti)
– VYR-työryhmien kutsulistat, jotka sisältävät VYR-jäsenistön tai sidosryhmien asiantuntijoiden sähköpostiosoitteita.
Lisäksi tilapäisesti pidetään yllä seminaarien sekä tapahtumien osallistujarekistereitä.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:
Lakisääteinen velvoite: Jäsenrekisterin ylläpidon tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukainen velvoite ylläpitää yhdistyksen jäsenluetteloa jäsenmaksutietojen keräämistä ja yhdistyksen toimintaa varten. Henkilöt edustavat yhdistyksen jäsenorganisaatioita.
Suostumus: Viljaviesti-uutiskirjeen tilaajarekisterien ylläpidon peruste on henkilön oma suostumus, joka on saatu tilauslomakkeella.
Tilapäisten osallistujarekisterien ylläpidon tarkoitus on kerätä tarvittavat tiedot seminaarin tai muun tapahtuman toteuttamiseksi, palautteen keräämiseksi sekä mahdollista laskutusta varten. Tilapäisen osallistujarekisterin ylläpidon peruste on henkilön oma suostumus, joka pyydetään ilmoittautumislomakkeella.
Oikeutettu etu: Sidosryhmärekisterin ylläpidon perusteena on yhteydenpito alan muihin toimijoihin, yhteistyön teko, viestintä alaa koskevista tapahtumista ja ajankohtaisista asioista sekä toimialan kehitystä koskevien tiedustelujen esittäminen. Henkilöt edustavat omaa organisaatiotaan ja työrooliaan.
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja rekisterien tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat jäsenorganisaation yhteyshenkilön/henkilöiden nimi, asema, organisaatio, sähköpostiosoite ja mahdollisesti puhelinnumero sekä jäsenorganisaation osoite ja laskutusyhteystiedot. Rekisterin sisältämä tietosisältö voi vaihdella käyttäjäkohtaisesti. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on jäsenorganisaation palveluksessa ja kyseinen organisaatio on yhdistyksen jäsen.
Sidosryhmärekisteriin tallennettavia tietoja ovat yhteistyöorganisaatioiden yhteyshenkilöiden nimi, organisaatio, sähköpostiosoite ja mahdollisesti puhelinnumero. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on sidosryhmäorganisaation palveluksessa tai henkilö pyytää tietojen poistamista rekisteristä.
Viljaviesti-uutiskirjeen tilaajarekisteriin tallennetaan henkilön sähköpostiosoite. Tietoja säilytetään rekisterissä, kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa lopettaa tilauksensa.
VYR-työryhmien kutsulistaan tallennetaan organisaatioiden ilmoittamia kunkin työryhmän alaan liittyvien henkilöiden sähköpostiosoitteita. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on sidosryhmäorganisaation palveluksessa tai henkilö pyytää tietojen poistamista rekisteristä.
Tilapäisen osallistujarekisteriin tallennettavia tietoja ovat nimi, organisaatio, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero, erityisruokavalio ja laskutusyhteystiedot. Tietoja säilytetään pääsääntöisesti yksi vuosi tapahtuman jälkeen. Kun kyse on julkisrahoitetun hankkeen järjestämästä tilaisuudesta, tietoja säilytetään, kunnes hanke on päättynyt ja raportoitu.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
VYR ry:n ylläpitämiin henkilörekistereihin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään verkon kautta lähetettävillä jäsenhakemus-, tilaus- tai ilmoittautumislomakkeilla. Viljaviesti-uutiskirjeen tilaajarekisteriin saadaan tietoja henkilöiltä itseltään myös tapahtumissa, joissa he täyttävät paperisia tilauslomakkeita.
Lisäksi sidosryhmärekisteriin voidaan kerätä yhteistyöorganisaatioiden edustajien henkilötietoja, jotka ovat julkisesti saatavilla ko. organisaation verkkosivuilla.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Henkilötietoja ei näin ollen myöskään siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritiedot säilytetään digitaalisina pilvipalvelussa, jonka käyttö on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pilvipalvelun tuottaja vastaa palvelunsa tietoturvallisuudesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käsittelevät vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
Viljaviesti-uutiskirjeen lähetysjärjestelmä on ulkoistettu jakelupalvelu, jonka tietoturvallisuudesta vastaa palveluntarjoaja.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä: Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä se, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen: Jokaisella VYR ry:n henkilörekistereissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää osoitteeseen tiedotus
Oikeus tulla unohdetuksi: Jokaisella VYR ry:n henkilörekistereissä olevalla henkilöllä on oikeus tulla unohdetuksi eli hän voi pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä tai niiden käsittelyn rajoittamista EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen tiedotus
Viljaviesti-uutiskirjeen tilaus voidaan peruuttaa uutiskirjeen alareunassa olevasta linkistä, laittamalla sähköpostilla osoitteeseen tiedotus
10. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla verkkosivuilla www.vyr.fi. Suosittelemme, että sivuston käyttäjät tutustuvat tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.