Tämä asiakirja kuvaa Vilja-alan yhteistyöryhmä VYR ry:n (jäljempänä VYR) tietosuojakäytäntöä SAI Platformin FSA-ohjelmaan liittyvien viljelijäluetteloiden ja viljelijätietojen osalta.
Tämän asiakirjan tarkoituksena on toimia ohjenuorana VYR:ille ja ohjelmassa mukana oleville yrityksille ja dokumentoida tarvittavat menettelyt VYR:issä sisäisesti tarpeettoman tietojen käytön estämiseksi.
Tämä tietosuojakäytäntö koskee VYR:in suorittamaa henkilötietojen käsittelyä 27.4.2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti.
Rekisterinpitäjä: FSA-koordinaattori VYR ry:ssä on vastuussa siitä, että kaikki tiedot kerätään, tallennetaan ja poistetaan oikein.
Tietotyyppi: FSA-ohjelma kerää seuraavanlaisia tietoja: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja toimittajanumero. Tämäntyyppisiä tietoja voidaan pitää yleisinä henkilötietoina, joilla voidaan tunnistaa tietty viljelijä ja/tai maatalousyritys.
Tietojen säilytys ja suojaus: Kaikki tiedot tarkistetaan suojattujen pilviratkaisujen kautta, jotka on suojattu salasanalla. Vain VYR:in sihteeristöllä on pääsy näihin tietoihin.
Tietojen käyttö: Tietoja käyttää yksinomaan VYR ry sekä nimetty kolmannen osapuolen auditoija (Control Union Denmark) tarkoituksenaan varmistaa viljelijöiden osallistuminen FSA-ohjelmaan sekä valita viljelijät satunaisotannalla ohjelman auditointeja varten.
Tietojen poistaminen: VYR poistaa kaikki tarpeettomat henkilötiedot. Kolmannen osapuolen auditoijalle tarkoitettua dokumentaatiota varten tietoja kuitenkin säilytetään enintään 4 vuotta, jotta voidaan varmistaa, että FMG eli viljelijäryhmä (Farm Management Group) ei muutu enempää kuin sallitun 10 % vuodessa. Tietoja käytetään mahdollisesti myös pohjana uuden FSA-kauden valmistelulle vuoden 2027 osalta.
Suostumus: SAI Platformin FSA-viljelijäryhmään kuulumisesta on sovittu sopimuskumppanin kanssa joko viljelysopimuksessa tai muulla tavoin. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja VYR tallentaa kyseisestä henkilöstä ja mihin tietoja käytetään. Virheelliset tiedot korjataan välittömästi pyydettäessä. VYR ei käytä henkilötietoja suoramarkkinointiin
Lisätietoja: Vilja-alan yhteistyöryhmä VYR ry, tiedotus@vyr.fi , +358 50 432 9076